Verbeter uw cashflow door goed debiteurenbeheer

Gepubliceerd op 21/06/2019

Een goede cashflow is de adem van uw bedrijf. Stagneert deze of neemt deze zelfs af, dan kan dit cruciale gevolgen voor uw onderneming hebben. Goed debiteurenbeheer is direct van positieve invloed op uw cashflow. Hoe ziet een goed debiteurenbeheer er dan uit?

Wat is debiteurenbeheer?

Kort gezegd is debiteurenbeheer het zorgdragen voor het tijdig ontvangen van openstaande facturen. Als we hier uitgebreider op ingaan, hebben we het ook over alle stappen, het hele proces van A-Z. Van het vooraf controleren van de kredietwaardigheid van uw debiteur tot en met een onverhoopte incassoprocedure.

Waarom is goed debiteurenbeheer noodzakelijk?

Als u een strak en efficiënt debiteurenbeheer voert, is een direct gevolg dat uw opbrengsten eerder op uw rekening staan: uw cashflow neemt toe. Hoe eerder u uw uitstaande vorderingen ontvangen heeft, hoe eerder u dus ook de gelegenheid heeft deze gelden te besteden.

Verschillende fases debiteurenbeheer

Vóór het sluiten van een deal

Voor de handdruk op de deal is het wijselijk de kredietwaardigheid en de betalingsmoraal van uw klant te controleren. Dit kunt u doen via kredietrapportages. Hierdoor verkleint u de kans behoorlijk dat u in een latere fase voor verrassingen komt te staan. Indien u een kredietverzekering heeft, zorg er dan voor dat de verzekeraar een kredietlimiet heeft afgegeven op uw klant door.

Tevens is het in deze fase belangrijk om duidelijke en heldere afspraken te maken over de betalingstermijn die gehanteerd wordt. Bespreek dit specifiek en bevestig de afspraak schriftelijk samen met uw algemene voorwaarden.

Na het leveren van goederen of diensten

Na het leveren van goederen of diensten
Zorg ervoor dat u de factuur juist opmaakt èn tijdig verstuurt (wat er op een complete factuur dient te staan vindt u op de website van ondernemersplein. Stuur de factuur bij voorkeur op dezelfde dag als de levering.

Houd uw debiteurenadministratie up-to-date en werk deze nauwkeurig bij. U kunt dan op tijd in actie komen indien nodig. In algemene zin ten aanzien van uw debiteurenadministratie is het belangrijk vast te stellen welke informatie nodig is om een juist inzicht te krijgen en het proces zo strak mogelijk te kunnen bewaken.

Enkele dagen na het versturen van de factuur

Neem daags na het versturen van de factuur contact op met uw klant. Check of de factuur goed ontvangen is en of betaling binnen de termijn gaat geschieden. Dit is het eerste concrete signaal waarna u kunt anticiperen over verder te nemen stappen.

Enkele dagen voor het verstrijken van de betalingstermijn

Indien de betaling enkele dagen voor het verstrijken van de termijn nog niet ontvangen is, is het wijsheid contact op te nemen met uw klant. Deze telefonische reminder zet debiteuren er vaak toe aan de betaling te voldoen.

Indien betaling binnen de betalingstermijn uitblijft

Indien de betaling binnen de termijn uitblijft is het noodzaak debiteuren een aanmaning te sturen. Deze herinneringen blijken essentieel om verdere problemen te voorkomen. Stuur direct een kopie van de factuur mee zodat uw klant alle gegevens bij de hand heeft om tot betaling over te gaan.

Indien betaling dreigt uit te blijven

Als een betaling uitblijft, is het zaak een incassoprocedure op te starten via een incassobureau. Stel wel eerst uw debiteur in gebreke alvorens u dit doet.

Zoals u leest is een goed debiteurenbeheer een proces wat blijvend aandacht vraagt. Indien u een strak en efficiënt debiteurenbeheer voert, heeft u een verbeterde cashflow èn dus een gezondere onderneming!

Heeft u weinig tijd om uw debiteurenbeheer efficiënt in de richten? Lees hier over de voordelen van het uitbesteden van uw debiteurenbeheer.

Wilt u weten hoe u uw eigen debiteurenbeheer kunt optimaliseren? Neem dan contact met ons op via info@xolv.nl of 073 – 820 02 95. Onze specialisten staan u graag te woord.

Meer weten? Neem contact op.