Voorziening inrichten
Er zijn verschillende manieren om met dubieuze debiteuren om te gaan. Je kunt een voorziening inrichten in je boekhouding en bedragen corrigeren of je kunt standaard rekening houden met deze twijfelachtige debiteuren. Bij het inrichten van een voorziening kun je de schade beperken door de vordering in mindering te brengen op je winst. In het geval van een oninbare factuur mag je de btw terugvragen bij de Belastingdienst. Dat mag vanaf 12 maanden. Van elke debiteur moet wel een kort dossier opgebouwd zijn.
Standaard
Hou je standaard rekening met dubieuze debiteuren? In de praktijk blijkt dat ongeveer 3% van de facturen onbetaald blijft. Je mag dat van je facturen afboeken en apart houden voor mogelijke dubieuze debiteuren. Valt het positiever of negatiever uit, dan boek je dat als winst of verlies. Je ‘spaart’ als het ware voor onbetaalde facturen en loopt vooruit op het feit dat je inkomen misloopt. Ook hier geldt: onderbouwen!
Goed onderbouwen
Het afwaarderen van een niet volwaardige vordering is dus toegestaan, zolang de waardering naar redelijk oordeel van de ondernemer is gedaan, de omstandigheden per balansdatum zijn beoordeeld en er een individuele beoordeling per debiteur is (bij grotere omvang mag dit ook een ervaringscijfer zijn). Het maken van een combinatie tussen individuele en collectieve beoordeling is ook toegestaan. Let wel: er moet altijd een goede onderbouwing zijn!
Voorkomen
We zeiden het al: voorkomen is beter dan genezen. Inzicht in de kwaliteit van de klantenportefeuille is cruciaal. Is de kans groot dat een grote klant toch niet meer aan zijn verplichtingen kan voldoen, dan moet je op tijd actie ondernemen. Zo word je niet verrast door onverwachte afboekingen en omzetderving. Xolv beschikt over tools waarmee de kredietwaardigheid van nationale en internationale bedrijven beoordeeld kunnen worden. Daarnaast is het van belang om het debiteurenbeheer goed op orde te hebben. Dat verkleint de kans op te laat of zelfs helemaal niet betalen. En dat proces begint al voordat je een overeenkomst aangaat met je klant. Op tijd, gedegen en consequent handelen is cruciaal, net als het gebruik van de juiste software. Ook daar kan Xolv in voorzien.
