Wat is debiteurenbeheer?
Het woord zegt het al: het beheer van uw debiteuren. Het is het proces om uw openstaande facturen tijdig betaald te krijgen. Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat uw facturen sneller betaald worden zodat u de cashflow op peil houdt. Het proces begint al vóórdat u een overeenkomst aangaat met uw klant. Tijdig, gedegen én consequent handelen is van cruciaal belang, naast het gebruik van de juiste debiteurenbeheer software (in dit artikel leest u meer over debiteurenbeheer software).
Waarom is goed debiteurenbeheer zo belangrijk?
Goed debiteurenbeheer is zo belangrijk omdat het gaat over uw portemonnee. Hoe beter uw debiteurenbeheer, hoe meer geld u tot uw beschikking heeft en hoe meer u kunt ondernemen. Daar komt bij dat het steeds moeilijker wordt om zakelijk krediet te ontvangen van banken en financiële instellingen waardoor u steeds vaker aangewezen bent op uw cashflow. Goed debiteurenbeheer vergroot dus simpelweg uw kansen om uw onderneming te laten groeien. Slecht gevoerd debiteurenbeheer daarentegen, maakt dat uw “speelveld” beperkt of nihil is en kan in uiterste gevallen zelfs leiden tot een faillissement.
Wat zijn de voorwaarden van goed debiteurenbeheer?
Wilt u stappen maken op het gebied van debiteurenbeheer? Dit zijn de voorwaarden om goed debiteurenbeheer te voeren:
- Ben er dagelijks mee bezig
- Leg uw processen vast
- Benoem een debiteurenbeheerder die ervoor verantwoordelijk is
- Draag zorg voor een goede communicatie tussen de commerciële en financiële afdeling
- Het beheer dient volledig ondersteund te zijn door het management
- Maak wekelijkse rapportages
- Gebruik de juiste tools met betrekking tot kredietinformatie, kredietverzekering en incasso
Hoe ziet een goed debiteurenproces eruit?
- Check direct de kredietwaardigheid van prospects (voordat u er (te) veel tijd insteekt)
- Leg levering- en betalingsvoorwaarden goed vast
- Pas algemene voorwaarden toe (vermeld deze op offertes, orderbevestigingen en facturen)
- Bevestig orders schriftelijk (per e-mail)
- Bewaar afleverbewijzen
- Zet de betalingstermijn/vervaldatum op de factuur
- Verstuur facturen meteen bij levering
- Indien de factuur op de vervaldag niet betaald is: start direct met debiteurenbeheer (stuur een betalingsherinnering, kort en vriendelijk van toon)
- Betaling blijft uit: neem persoonlijk contact op, bel uw klant en informeer vriendelijk, maak een nieuwe afspraak (indien je het lastig vindt met je vertrouwde contactpersoon dit gesprek te voeren, vraag dan naar de persoon verantwoordelijk voor de boekhouding)
- Bevestig alle gemaakte afspraken per e-mail, vraag om akkoord en volg deze afspraken strikt op
- Betaling blijft alsnog uit: stuur een aanmaning en benoem de consequenties wanneer de betaling uitblijft. Neem het factuurnummer en de vervaldatum op. Stuur de laatste aanmaning per e-mail én per aangetekende brief. Bewaar de ontvangstbevestiging.
Indien er sprake is van een dispuut dient de verantwoordelijke dit direct op te pakken en op te lossen. Disputen houden betalingen tegen. Betreft het dispuut slechts 1 factuur of een deel van de factuur, probeer dan deze te isoleren van de rest van de vordering(en) en een deelbetaling te vragen. - Stuur in zijn totaliteit niet te veel e-mails/brieven
- Houd de cyclus kort: stuur een officiële ingebrekestelling vóórdat u de incasso overdraagt aan een externe partij
- Meld achterstallige vorderingen tijdig bij de kredietverzekeraar als u kredietverzekerd bent
- Zijn er facturen die helaas toch aan het einde van de rit afgeboekt moeten worden? Administreer dit goed: u kunt de btw van deze vorderingen terugvragen bij de belastingdienst.
Indien de continuïteit van uw onderneming door een debiteurenverlies zwaar beïnvloed wordt dan is een kredietverzekering zeer aan te raden.
Wat levert goed debiteurenbeheer u op?
Als u debiteurenbeheer strikt en consequent uitvoert, op de manier zoals hierboven is beschreven, zult u merken dat uw afnemers sneller gaan betalen. Dat vermindert het debiteurenrisico en verhoogt uw cashflow. En dat zorgt er weer voor dat u makkelijker nieuwe kansen kunt benutten. Oftewel: kunt ondernemen. En dat is wat u het liefst doet, toch?
Mocht u desondanks toch nog extra werkkapitaal nodig hebben, dan draagt een prima debiteurenbeheer bij aan de mogelijkheden om op basis van debiteurenvorderingen een financiering aan te trekken. Nóg een reden om uw debiteurenbeheer op orde te brengen.
Debiteurenbeheer uitbesteden
Goed debiteurenbeheer vraagt behoorlijk wat van u. Het kan een overweging zijn om uw debiteurenbeheer uit te besteden. Dit heeft vele voordelen. Lees hier verder over het wel of niet uitbesteden.
Meer weten?
Wilt u weten hoe u uw debiteurenbeheer goed op orde kunt brengen? Neem contact op met de specialisten van Xolv, wij geven u graag advies!
