Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer

Goed debiteurenbeheer is essentieel voor een gezonde liquiditeit van uw onderneming. Het gebruik van de juiste ‘tools’ en het consequent uitvoeren van de procedures door en met de juiste mensen, zijn hierbij onmisbaar. Goed debiteurenbeheer betekent een optimale cashflow, wat u in staat stelt alle kansen maximaal te benutten.

Debiteurenbeheer: meer rendement uit uw werkkapitaal

Wat is debiteurenbeheer?

Wat is debiteurenbeheer? Het woord zegt het al: het beheer van uw debiteuren. Het is het proces om uw openstaande facturen tijdig betaald te krijgen. Er is altijd een debiteurenrisico: de kans dat uw debiteur niet tijdig of helemaal niet betaalt. Een goede debiteurenbeheerder verkleint deze kans en zorgt ervoor dat uw facturen sneller betaald worden zodat u de cashflow op peil houdt. Het proces begint al vóórdat u een overeenkomst aangaat met uw klant. Tijdig, gedegen én consequent handelen is van cruciaal belang, naast het gebruik van de juiste debiteurenbeheer software. In dit artikel leest u meer over debiteurenbeheer software.

Niet zelden wordt debiteurenbeheer er een beetje bijgedaan, terwijl dit proces staat of valt met het consequent uitvoeren van een aantal taken. Het debiteurenbeheer uitbesteden zorgt ervoor dat er nooit sprake is van ‘te weinig tijd’ en bovendien gaat het ook tijdens vakanties en bij ziekte gewoon door. En om het u nog gemakkelijker te maken kunnen uw gegevens vanuit elk boekhoudpakket veilig worden verwerkt. Overweegt u om uw debiteurenbeheer uit te besteden? Lees dan dit artikel.

Lees hier meer over debiteurenbeheer algemeen en waarom een goede uitvoering ervan zo belangrijk is.

Hoe optimaliseert u uw debiteurenbeheer?

Optimalisatie van uw debiteurenbeheer valt of staat met de juiste mensen en de juiste tools. Wat betekent dat concreet voor u en wat kunnen wij daarin voor u betekenen? Wij verzorgen voor u het volgende:

  • Analyse van uw debiteurenportefeuille, de huidige processen en tools
  • Inventarisatie van uw wensen en behoeften met betrekking tot het benaderen van uw klanten
  • Structurering van het gehele proces debiteurenbeheer
  • Implementatie van de overeengekomen structuur
  • Uitvoering van het afgesproken debiteurenbeheerproces
  • Periodieke rapportage en bespreking van de debiteurenportefeuille
  • Periodieke evaluatie

 Proces debiteurenbeheer in een stroomschema

Debiteurenbeheer

debiteurenbeheer-uitbesteden
debiteurenbeheer-uitbesteden

Proces debiteurenbeheer toegelicht

De ideale klant betaalt netjes binnen de betaaltermijn van uw factuur. Helaas werkt het vaak in de praktijk net even anders. Een debiteurenbeheerder die dit proces strak en consequent bewaakt is daarom zo belangrijk.

 

Wat als uw klant niet tijdig betaald heeft?

  • Check van uw kant of alles op orde is: Is de factuur verstuurd? Is er wellicht een klacht ingediend? Andere reden waarom de factuur niet betaald is? Indien dit zo is, los dit dan eerst op.
  • Wacht niet te lang met het sturen van een betalingsherinnering. Doet u dit wel dan kan dit betekenen dat uw klant een volgende keer ook rustig aan doet met betalen. Herinner bij voorkeur standaard binnen een aantal dagen na uitblijven betaling (maximaal 10 dagen). Aandachtspunten voor een betalingsherinnering:
    1. Ben vriendelijk en duidelijk en houd het kort. Gebruik geen dreigende taal (dit kan uw relatie met uw klant ernstig schaden).
    2. Noem het ‘Betalingsherinnering’ (voegt u “eerste” toe dan insinueert u dat er ook wel een “tweede” volgt en dat kan ervoor zorgen dat de klant nog wel wat langer wacht met betalen).
    3. Benoem het factuur- en debiteurennummer. Sluit een kopie van de factuur bij.
    4. Benoem concreet wat u eist van uw debiteur: betaling van bedrag X in €, op uw rekeningnummer (voluit schrijven), op datum X of binnen een bepaald aantal dagen (maximaal 7) nadat uw herinnering ontvangen is.
  • Indien uw klant na het verlopen van de door u gestelde termijn in de betalingsherinnering nog steeds niet betaald heeft, dan is het tijd om een aanmaning te sturen. In een aanmaningsbrief (of e-mail) maant u uw klant woordelijk om de openstaande factuur te betalen (nu stelt u een kortere betalingstermijn, maximaal 7 dagen). Zakelijk gezien is het niet verplicht om een aanmaning te versturen, echter wordt dit doorgaans wel gedaan. Als u een ingebrekestelling hebt verstuurd, kan de vordering al uit handen worden gegeven aan een incassobureau zodra de factuurtermijn verlopen is.
  • Heeft uw klant nog altijd niet betaald? Stel uw klant dan in gebreke. Het versturen van een ingebrekestelling is zakelijk gezien verplicht voordat u deze ter incasso uit handen kunt geven. Zorg ervoor dat uw ingebrekestelling voldoet aan de hieronder vermelde punten. Dit is evident voor een rechtbank om formeel vast te kunnen stellen dat er sprake is van nalatigheid.
    1. Dient altijd schriftelijk te gebeuren.
    2. Benoem het factuur- en debiteurennummer. Sluit een kopie van de factuur bij.
    3. Benoem concreet wat u eist van uw debiteur: betaling op datum X of binnen een termijn van 5-7 dagen) van bedrag X in €, op uw rekeningnummer (voluit schrijven), nadat uw ingebrekestelling door uw debiteur ontvangen is.
    4. Neem op dat wettelijke rente, gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht.
    5. Eventueel neemt u op dat, als uw klant niet betaalt, u een gerechtelijke procedure zult starten.

Tot slot: bewaar álle correspondentie goed. Mocht het onverhoopt tot een rechtszaak komen, dan dienen documenten als bewijsmateriaal.

 

Lees hier meer over debiteurenbeheer:

Waarom debiteurenbeheer via Xolv?

Debiteurenbeheer betekent relatiebeheer. Goed relatiebeheer is oprecht en met persoonlijke aandacht communiceren. Dat heeft binnen onze organisatie absolute prioriteit. Zo ook in het debiteurenbeheerproces én voor wat betreft de communicatie met uw klanten. Zoals hierboven genoemd, het gaat ook om de juiste mensen op de juiste plek: oprechte en persoonlijke aandacht, kennis en kunde, met oog op het uiteindelijke streven en dat is zo snel mogelijk uw geld ontvangen.

Welke resultaten kunt u verwachten?

• Uw klanttevredenheid wordt hoger door de vroegtijdige signalering en oplossing van klachten. Een klacht is een kans maar een niet tijdig gesignaleerde of niet naar tevredenheid opgeloste klacht leidt tot non-betaling van uw facturen
• Door de structuur en opvolging is er continuïteit. Ook in geval van ziekte, vakantie of andere prioriteiten gaat debiteurenbeheer altijd door
• Het is goedkoper dan dat u het zelf doet of dat u een werknemer het er als deeltaak bij laat doen. U bespaart loon- en werkplekkosten
• Debiteurenbeheer is ons vak en u kunt zich 100% focussen op uw kernactiviteiten
• Toename werkkapitaal en vermindering financieringslasten

Meer weten? Neem contact op.