In 1997 nam Dirk de leiding over van het familiebedrijf, dat inmiddels een van de grootste onafhankelijke importeurs is van de Benelux in de sport- en outdoorbranche. Dirk onderkende in ’93 al het enorme belang van automatisering. Dirk: “Al vanaf 10 jaar zat ik te programmeren en ik heb later informatica gestudeerd. Ik zocht een IT-baan toen mijn vader zei: we groeien hard en moeten aan de computers, waarom kom jij dat niet doen? Ik heb toen het boekhoudpakket Exact voor DOS geïmplementeerd en twee jaar later hadden we een ERP-systeem dat perfect was afgestemd op onze bedrijfsprocessen.” (Enterprise Resource Planning: computerprogramma dat alle processen binnen het bedrijf ondersteunt, red.)
Veel meer dan een doorgeefluik
“Kijk, aan de sportartikelen zelf voegen we niets toe. De schoen die uit de fabriek komt is dezelfde schoen die we afleveren bij de retailers. Wanneer je als importeur verder niets extra’s biedt, kunnen fabrikanten en retailers logischerwijs denken: die snijden we er tussenuit. Dus moet je toegevoegde waarden bieden. Onze eerste pijler is kennis. Kennis van de lokale markt die de fabrikant niet heeft, kennis van het betaalgedrag van retailers en kennis van sportsegmenten die niet alle winkeliers hebben. De tweede pijler van onze toegevoegde waarden is risicomanagement. Zo was er een Italiaanse fabrikant die zijn product in de Benelux verkocht maar niet doorhad dat de retailer op omvallen stond. Dat inzicht heb je vanuit Italië niet, maar wij wel.”
Sneller, beter en goedkoper
Op de vraag of andere importeurs niet ook kennis van de markt en retailers bieden, antwoordt Dirk: “Vast, maar het verschil is dat wij onze op kennis gebaseerde ‘toegevoegde waarde‘-filosofie, sneller, beter en goedkoper kunnen invullen dan onze concurrenten en rechtstreekse businessmodellen. Daar heb je de beste en meest actuele data voor nodig, en die kun je alleen verzamelen met een geavanceerd ICT-systeem zoals dat van ons. Dat levert niet alleen kwantitatieve data, uitgedrukt in Euro’s of aantallen artikelen. We hebben juist veel geïnvesteerd in kwalitatieve informatie. Elk contact met de klant, telefoongesprek of email van de boekhouding, marketingafdeling, klachtenafhandeling en buitendienst wordt vastgelegd in ons CRM-systeem. Die informatie is dus altijd beschikbaar, maakt de bedrijfsprocessen efficiënter en verbetert tevens onze klantenservice.”
Geavanceerde ‘geintjes’
Dirk geeft graag een voorbeeld van één van de vele geavanceerde ‘geintjes’ zoals hij het noemt.
“Elke week versturen we wel 200 aanmaningen of meer naar verschillende retailers. Steevast bellen dan 15 à 20 klanten met de mededeling dat ze de factuur nooit hebben ontvangen. Of we een kopie willen sturen. De boekhouding is daar dan weer een halve dag mee bezig. Hoe hebben we dat opgelost? Ons systeem stuurt tegelijk met de aanmaning automatisch een versleuteld PDF-bestand met facturenlijst. De klant hoeft dan alleen maar op het juiste factuurnummer te klikken om die in te zien. En mocht de klant de factuur écht niet hebben ontvangen, dat is het een stukje extra service. Als je bedenkt dat sommige klanten maandelijks wel 50 facturen of meer van ons ontvangen, bespaart ons dat veel tijd en geld.”
‘Onze toegevoegde waarden zijn kennis, risicomanagement en een uitstekend team’
80.000 IT-uren
Dirk benadrukt dat je met automatisering nooit écht klaar bent. “Je moet continu finetunen, optimaliseren en customizen. Sinds 2005 hebben we zo’n 80.000 IT-uren aan automatisering besteed. Alles overigens met interne IT-mensen, 4 in totaal, inclusief mijzelf. Ik ben 20 tot 30 uur per week eigenaar-directeur, en daarnaast ben ik 30 tot 40 uur IT-medewerker. Ook omdat ik het leuk vindt.”
Eigen beoordelingssysteem
TCK Sports Group is al langere tijd klant bij kredietverzekeraar Euler Hermes. “Het beoordelingssysteem van Euler Hermes hebben we binnen onze eigen IT-omgeving geïntegreerd met een door ons zelf gebouwd en customized beoordelingssysteem. Krijgt een klant een te lage of geen limiet van Euler Hermes? Dan kunnen we, geheel geautomatiseerd, er zelf een krediet bovenop zetten. Betaalt de klant niet? Dan gaat dat extra krediet er ook automatisch weer af. Als het echter gaat om limiet-beoordelingen voor nieuwe klanten of contractbesprekingen met Euler Hermes, is het wel zo prettig om een ervaren broker als Xolv aan je zijde te hebben. Zij spreken toch meer de taal van de kredietverzekeraar. Overigens, ik heb Paul van Uden van Xolv nog maar 2% laten zien wat we allemaal kunnen met automatisering,” aldus Dirk.
