Debiteurenbeheer: meer rendement uit uw werkkapitaal

Debiteurenbeheer

Wat is debiteurenbeheer? Het woord zegt het al: het beheer van uw debiteuren. Het is het proces om uw openstaande facturen tijdig betaald te krijgen. Er is altijd een debiteurenrisico: de kans dat uw debiteur niet tijdig of helemaal niet betaalt. Een goede debiteurenbeheerder verkleint deze kans en zorgt ervoor dat uw facturen sneller betaald worden zodat u de cashflow op peil houdt. Het proces begint al vóórdat u een overeenkomst aangaat met uw klant. Tijdig, gedegen én consequent handelen is van cruciaal belang, naast het gebruik van de juiste debiteurenbeheer software. In dit artikel (linken naar nog te schrijven blog) leest u meer over debiteurenbeheer software.

Niet zelden wordt debiteurenbeheer er een beetje bijgedaan, terwijl dit proces staat of valt met het consequent uitvoeren van een aantal taken. Het debiteurenbeheer uitbesteden zorgt ervoor dat er nooit sprake is van ‘te weinig tijd’ en bovendien gaat het ook tijdens vakanties en bij ziekte gewoon door. En om het u nog gemakkelijker te maken kunnen uw gegevens vanuit elk boekhoudpakket veilig worden verwerkt. Overweegt u om uw debiteurenbeheer uit te besteden? Lees dan dit artikel

Hoe optimaliseert u uw debiteurenbeheer?

Optimalisatie van uw debiteurenbeheer valt of staat met de juiste mensen en de juiste tools. Wat betekent dat concreet voor u en wat kunnen wij daarin voor u betekenen? Wij verzorgen voor u het volgende:

Proces debiteurenbeheer toegelicht

De ideale klant betaalt netjes binnen de betaaltermijn van uw factuur. Helaas werkt het vaak in de praktijk net even anders. Een debiteurenbeheerder die dit proces strak en consequent bewaakt is daarom zo belangrijk.

Wat als uw klant niet tijdig betaald heeft?

Aandachtspunten voor een betalingsherinnering:

  1. Ben vriendelijk en duidelijk en houd het kort. Gebruik geen dreigende taal (dit kan uw relatie met uw klant ernstig schaden).
  2. Noem het ‘Betalingsherinnering’ (voegt u “eerste” toe dan insinueert u dat er ook wel een “tweede” volgt en dat kan ervoor zorgen dat de klant nog wel wat langer wacht met betalen).
  3. Benoem het factuur- en debiteurnummer. Sluit een kopie van de factuur bij.
  4. Benoem concreet wat u eist van uw debiteur: betaling van bedrag X in €, op uw rekeningnummer (voluit schrijven), op datum X of binnen een bepaald aantal dagen (maximaal 7) nadat uw herinnering ontvangen is.

Zakelijk gezien is het niet verplicht om een aanmaning te versturen, echter wordt dit doorgaans wel gedaan. Als u een ingebrekestelling hebt verstuurd, kan de vordering al uit handen worden gegeven aan een incassobureau zodra de factuurtermijn verlopen is.

Aandachtspunten ingebrekestelling:
Zorg ervoor dat uw ingebrekestelling voldoet aan de hieronder vermelde punten. Dit is evident voor een rechtbank om formeel vast te kunnen stellen dat er sprake is van nalatigheid.

  1. Dient altijd schriftelijk te gebeuren.
  2. Benoem het factuur- en debiteurnummer. Sluit een kopie van de factuur bij.
  3. Benoem concreet wat u eist van uw debiteur: betaling op datum X of binnen een termijn van 5-7 dagen) van bedrag X in €, op uw rekeningnummer (voluit schrijven), nadat uw ingebrekestelling door uw debiteur ontvangen is.
  4. Neem op dat wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht.
  5. Eventueel neemt u op dat, als uw klant niet betaalt, u een gerechtelijke procedure zult starten.

Tot slot: bewaar álle correspondentie goed. Mocht het onverhoopt tot een rechtszaak komen, dan dienen documenten als bewijsmateriaal.

Toegevoede waarde Xolv

Debiteurenbeheer betekent relatiebeheer. Goed relatiebeheer is oprecht en met persoonlijke aandacht communiceren. Dat zijn wij ten voeten uit. Als verlengstuk nemen we uit naam van uw organisatie tactvol contact op met uw klanten.

Lees hier meer over debiteurenbeheer

Welke resultaten kunt u verwachten?

Meer weten?

Direct offerte aanvragen?

Direct overdragen intermediairschap?

Beknopte samenvatting product (PDF)?