Debiteurenbeheer uitbesteden: ja of nee?

Het uitbesteden van debiteurenbeheer wordt door bedrijven vaak gedaan omdat het niet behoort tot hun kernactiviteiten. Maar is dit in alle gevallen een slimme zet? In deze blog zetten we de voor- en nadelen voor u op een rij en leggen we uit waar u op moet letten als u outsourcing overweegt.

Waarom zou je dingen doen waarin je niet gespecialiseerd bent, terwijl er andere bedrijven zijn die daar juist wél deskundig in zijn? Het is een gedachte die bij veel ondernemers en ondernemingen al jarenlang heerst. De focus ligt terecht op de corebusiness en de rest kan worden uitbesteed. Voor zaken als schoonmaak, catering en technisch onderhoud is dat al bijna standaard, maar steeds vaker wordt ook debiteurenbeheer uitbesteed. Om tot een goede beslissing daarover te komen, moet eerst een gedegen afweging worden gemaakt.

Voordelen outsourcing debiteurenbeheer

De voornaamste voordelen van het uitbesteden van debiteurenbeheer zijn:  

  • Kostenverlaging; uitbesteding aan een externe partij zou in principe kostenverlagend moeten werken, mede vanwege het schaalvoordeel dat een leverancier heeft.
  • Kwaliteitsverhoging; de partij die de outsourcing verzorgt, heeft specifieke kennis van debiteurenbeheer en investeert in middelen, mensen en kennis. Kennis die voor uw bedrijf waarschijnlijk moeilijker te borgen is binnen uw organisatie.
  • Minder zorgen; u hoeft zich niet (dagelijks) druk te maken om debiteurenbeheer. Daardoor kunt u zich concentreren op de vitale bedrijfsfuncties en de corebusiness, waardoor u die kunt verbeteren.
  • Meer flexibiliteit; door uitbesteding van debiteurenbeheer creëert uw bedrijf een flexibele schil aan medewerkers. Daarna kunnen pieken en dalen makkelijk worden opgevangen, zonder dat u zelf medewerkers moet aannemen of ontslaan.

Nadelen outsourcing debiteurenbeheer

Outsourcing van debiteurenbeheer biedt uiteraard niet alleen maar voordelen. Hieronder zetten we de voornaamste nadelen op een rij.

  • Afhankelijkheid; als bedrijf ben je afhankelijk van de kwaliteit van de leverancier. Bijstellen is lastig, omdat je geen directe controle hebt over of direct zicht hebt op de geleverde werkzaamheden. Het is dus zeer belangrijk om (vooraf) goede afspraken te maken en samen tot scherpe doelstellingen te komen.
  • Verlies van expertise; wanneer bepaalde activiteiten worden uitbesteed, bestaat het gevaar dat binnen de eigen organisatie de kennis en technologie verdwijnen die voor uitvoering van deze activiteiten nodig zijn.
  • Minder grip op de kosten; dit nadeel speelt vooral een rol bij een te grote afhankelijkheid van één leverancier (die daardoor een ‘machtspositie’ heeft en die zou kunnen uitbuiten).
  • Minder invloed op de kwaliteit; de organisatie die uitbesteedt, blijft weliswaar eindverantwoordelijk voor de resultaten, maar heeft geen directe invloed op de kwaliteit van de uitbestede activiteiten. Ook kan bij een leverancier soms de kennis ontbreken van uw branche, waardoor u alsnog veel tijd kwijt kunt zijn aan het informeren van de leverancier.

Wel of niet uitbesteden?

De hamvraag is natuurlijk: moet ik mijn debiteurenbeheer wel of niet uitbesteden? Daar kunnen we niet zomaar een eensluidend antwoord op geven. Het antwoord hangt af van de keuzes die u maakt en wat u of uw organisatie belangrijk vindt. Wilt u flexibel blijven en nergens omkijken naar hebben? Dan is outsourcen een goede optie. Heeft u liever wat meer grip op de zaak? Dan is uitbesteden misschien minder voor de hand liggend. Ook kosten spelen een rol: welke werkzaamheden besteedt u uit, wat kost dat op jaarbasis en kan een eigen medewerker dat wellicht goedkoper? Om tot een weloverwogen besluit te komen, moet u de zaak van meerdere kanten bekijken.

5 zaken om op te letten bij een uitbestedingscontract

Om u op weg te helpen, zetten we hieronder vijf belangrijke aspecten op een rij waarop u moet letten bij het aangaan van een uitbestedingscontract.

1. Maak een zorgvuldige kostenafweging.

Let daarbij op de verhouding tussen prijs, prestatie en kwaliteit. Vergelijk altijd de kosten van uitbesteding met de kosten wanneer u de uitvoering van de taken intern zou doen. Om dat te kunnen inschatten, moet u uiteraard goed op de hoogte zijn van de kwaliteit van de eigen onderneming, maar ook van feitelijke aspecten als het aantal facturen per jaar en de specifieke werkzaamheden die komen kijken bij uw specifieke debiteurenbeheer.

2. Maak duidelijke afspraken over alle aspecten van de uitbesteding.

Niet alleen over prijs, product en prestaties, maar ook over de tijdsplanning, leveringscondities, betalingscondities, garantiebepalingen, contactpersonen, de verdeling van verantwoordelijkheden, veiligheidsvoorschriften, boete- en/of premieregelingen, geschillenregelingen et cetera. Bepaal ook of de focus ligt op factureren of juist op herinneren en aanmanen. Het is belangrijk dat u hierover écht op één lijn zit, dit vormt de basis voor een goede samenwerking.

3. Vertrouwen en een enigszins gelijke bedrijfscultuur zijn belangrijk.

Dit aspect is grotendeels een kwestie van intuïtie. Zorg dat u in ieder geval een compleet beeld krijgt van de cultuur, werkwijze en de contactpersonen van een bedrijf waarmee u in zee wilt gaan. Wanneer twee partijen elkaar in de basis niet goed liggen, wordt samenwerking moeilijk.

4. Voorkom dat u volledig afhankelijk wordt van één bedrijf.

Dit kan bijvoorbeeld door een klein gedeelte van de activiteiten in eigen hand te houden. Zorg dat niet alle kennis over de uitbestede bedrijfsprocessen uit uw organisatie verdwijnt. De externe partij zal aangestuurd en gecontroleerd moeten worden, dus behoud in ieder geval voldoende kennis om die sturing en check goed uit te kunnen voeren.

5. Besteed aandacht aan nazorg.

We hopen dat u hiermee voldoende handvatten hebt voor zaken die u in uw overweging kunt meenemen om tot een beslissing te komen. Behoefte aan extra informatie of aan een sparringpartner? Onze specialisten hebben ervaring met het begeleiden van dit soort trajecten. We bekijken graag samen met u of het voor u loont om debiteurenbeheer te outsourcen of juist niet.

Meer weten? Neem contact op.

Gepubliceerd op 20-11-2020