Veel gestelde vragen over incasso tijdens de coronacrisis
Wat kan ik doen als mijn factuur niet wordt betaald?
Ons advies is om niet heel veel anders te doen dan vóór de coronacrisis. Oftewel: volg het reguliere proces van aanmanen en probeer – indien mogelijk – met uw debiteur in goed overleg tot een oplossing te komen. Mogelijk helpt het als u enkele weken uitstel verleent of een betalingsregeling overeenkomt. Probeer hierbij wel altijd goed in te schatten en/of te achterhalen of uw debiteur echt niet kán of liever niet wíl betalen. Dat vereist uiteraard een andere aanpak. Een logische tip, maar we benadrukken het wel graag: leg alle gemaakte afspraken altijd schriftelijk vast, zodat u hierop kunt terugvallen en sterk staat.
Moet ik mijn betalingstermijn verruimen?
Dat zou een mooie geste zijn richting uw klanten, die dit ongetwijfeld zullen waarderen. Maar voordat u dit doet, is het uiteraard van groot belang om te checken of u daarmee niet uw eigen cashflow – en misschien zelfs het voortbestaan van uw onderneming – in gevaar brengt. Bewaak daarom dagelijks uw cashflow en zorg ervoor dat uw liquiditeit op orde blijft. Mochten uw debiteuren in problemen komen, kunt u altijd nog van uw betalingstermijn afwijken. Maar voor nu adviseren we: hanteer ‘gewoon’ de betalingstermijn die u gewend bent.
Mocht het zover komen: kunnen deurwaarders nu nog wel hun werk doen?
Ja, dat kunnen ze. Hoewel ook incassomedewerkers zoveel mogelijk vanuit huis werken, kunnen incasso’s vaak zonder problemen en zonder vertraging in behandeling worden genomen. Tijdens de coronacrisis is zelfs een speciale campagne gelanceerd door de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG), genaamd ‘Bellen is oplossen’. Met die campagne hopen de deurwaarders vroegtijdig in contact te komen met debiteuren, zodat betalingsproblemen bespreekbaar worden gemaakt en snel worden opgelost. Mocht het toch tot een huisbezoek komen, dan moeten dagvaardingen en andere zogenoemde exploten uiteraard persoonlijk worden overhandigd. De gerechtsdeurwaarders nemen de RIVM-richtlijnen in acht en zo nodig wordt het exploot in de brievenbus gelaten. De gebruikelijke toelichting wordt dan via bijvoorbeeld telefoon of mail gegeven.
Rechtbanken zijn gesloten. Wat betekent dit voor de (gerechtelijke) incasso van mijn vorderingen?
Ook de Rechtspraak past zijn manier van werken aan vanwege het coronavirus. De rechtbanken, hoven en bijzondere colleges werken door, zoveel mogelijk op afstand en met digitale middelen. Vanaf 11 mei zijn ook rechtszaken met procespartijen in de zittingszaal beperkt weer mogelijk, als de fysieke aanwezigheid van partijen noodzakelijk is. Strafzaken, jeugd(straf)zaken en familiezaken hebben daarbij prioriteit, zo wordt vermeld op Rechtspraak.nl.
Tips & tricks voor incasso tijdens de coronacrisis
Samenvattend hebben we de volgende concrete tips & tricks voor u met betrekking tot incasso tijdens de coronacrisis.
1. Hoe eerder u signaleert, hoe beter
Voorkomen is beter dan genezen. Wij adviseren bedrijven en organisaties dan ook om – juist nu – nóg eerder te signaleren hoe uw klanten en leveranciers er financieel voorstaan. Bekijk per klant en per openstaande factuur waar de betalingsrisico’s zitten. Schat in of u betalingsproblemen kunt verwachten. Is dat het geval? Neem dan in een vroegtijdig stadium contact op met deze debiteuren en wacht niet tot de betalingstermijn verlopen is. Informeer naar de financiële positie van uw klant en maak concrete afspraken over de betaling van uw facturen.
2. Volg uw normale debiteurenbeheerproces
Hiervan afwijken is wellicht verleidelijk, maar ons advies is om uw reguliere incassoproces te blijven volgen. Hanteer de normale betalingstermijn en stuur herinneringen en aanmaningen op de manier waarop u dat altijd deed. Probeer zeker ook snel in contact te komen – het liefst telefonisch – met de debiteur om zo op een persoonlijke manier tot een oplossing te komen.
3. Scheid de ‘niet-kunners’ van de ‘niet-willers’
Incassoprofessionals scheiden bij hun aanpak de ‘niet-willers’ van de ‘niet-kunners’. Niet-willers hebben een zetje nodig en hebben baat bij bij duidelijke afspraken en een strikte opvolging daarvan. Zij ‘misbruiken’ de coronacrisis om onder hun verplichtingen uit te komen. In deze tijd is het realistischer dat u te maken heeft met ‘niet-kunners’: de bedrijven die hun omzet flink hebben zien teruglopen en simpelweg niet aan hun financiële verplichtingen kúnnen voldoen. U kunt uw aanpak daar uiteraard op aanpassen, maar probeer ook met deze partijen goede afspraken te maken. Want u moet toch betaald worden, zodat u ook aan uw financiële verplichtingen kunt voldoen.
4. Schakel tijdig een incassospecialist in
Juist in crisistijden is uw eigen liquiditeit van levensbelang. Schakel daarom tijdig een incassospecialist in, die voor u de kastanjes uit het vuur haalt. Uiteraard houden zij – in overleg met u – rekening met de situatie van uw klant(en), maar hun eerste belang is uw liquiditeit.
Heeft u (mede) naar aanleiding van dit artikel vragen of u wilt u een concreet incassotraject starten? Neem dan contact met ons op, we zijn u graag van dienst.
