Tip 1: Begin met een begin, midden en einde
Begin met de reden van aanmaning, voeg daarna de factuurnummers, bedragen en vervaldagen toe. Je sluit af met een aanmaning tot actie en geeft aan wat de eventuele gevolgen zijn als er niet betaald wordt.
Tip 2: Houd het positief en zakelijk
Laat ergernis achterwege en houd de toon positief zakelijk.
Tip 3: Persoonlijk aanspreken
Je schrijft niet dat jij nog wacht op je geld. Je schrijft wel dat de ander verzaakt heeft op tijd te betalen.
Tip 4: Formuleer concrete data
Hoe duidelijker, hoe beter. Dus niet: betaal zo spoedig mogelijk of binnen 8 dagen. Noem de concrete datum.
Tip 5: Totaalbedrag vermelden
Som alle openstaande bedragen op, ook de facturen die nog niet vervallen zijn. Dat spoort de klant aan om die ook meteen te betalen.
Tip 6: Benoem niet om de hoeveelste aanmaning het gaat
Sommige trage betalers weten precies hoe veel aanmaningen er moeten zijn om in de juridische problemen te komen. Door het aantal aanmaningen niet te noemen, voorkom je dat je klant er een ‘spelletje’ van maakt.
Tip 7: Maak voordeel van nadeel
Focus op de goede zakelijke relatie en zeg dat je weer bestellingen kunt leveren zodra de betaling binnen is.
Tip 8: Wees creatief
Een standaardbrief komt bij slecht betalende klanten op de stapel. Zorg dat je opvalt met bijvoorbeeld een creatieve zin op de envelop: ‘Open snel en maak kans op een goede zakelijke samenwerking’.
Tip 9: Benoem sancties
Uit geen loze bedreigingen, benoem de sancties die je ook daadwerkelijk uit gaat voeren.
Tip 10: Houd het bij 3 aanmaningen
Per aanmaning voer je de strengheid op. Eerst positief en aansporend tot dialoog. Dan kordater: je benadrukt beleefd de ernst. Hier kun je ook kosten of interesten aanzeggen. De laatste aanmaning is krachtig van toon en taal. Je volgt je algemene voorwaarden en schadebeding en interesten worden zeker benoemd.
