Doorleveren
In jouw polis is een achterstalligheidstermijn of incassotermijn opgenomen. In de meeste polissen is dit zestig dagen na de oorspronkelijke vervaldag. Zolang de debiteur zijn facturen binnen zestig dagen na de vervaldag voldoet, kan je zaken blijven doen onder dekking van de polis. Alle betalingen die je ontvangt, kan je toerekenen aan de oudste openstaande post. Overschrijdt de oudste openstaande post echter de achterstalligheidstermijn, dan vervalt de dekking voor nieuwe facturen. Wij adviseren je dan geen transacties meer met de debiteur te verrichten. Betaalt de debiteur alsnog na de vervaldag en komt de oudste openstaande post hiermee weer onder de zestig dagen? Dan kan je weer nieuwe transacties verrichten onder dekking van de polis.
Tip
Het kan voorkomen dat de debiteur na verzending van de goederen zelf al te kennen geeft dat hij niet kan betalen op de afgesproken vervaldag. Zolang de betaling maar plaatsvindt binnen zestig dagen na de oorspronkelijke vervaldag, is er geen probleem. Geeft de debiteur echter aan later te gaan betalen, dan kun je het best onmiddellijk contact met ons opnemen voor nadere instructies.
Incasso overdragen
In je polis staat een termijn opgenomen (meestal 15-30 dagen na het verstrijken van de achterstalligheidstermijn) waarbinnen je verplicht bent een vordering ter incasso over te dragen. Je kunt dit echter ook eerder doen. Ons advies is de zaak al bij het verstrijken van de achterstalligheidstermijn (meestal 60 dagen na de vervaldatum) ter incasso aan te bieden.
Heb je een slecht gevoel bij (het betalingsgedrag van) de debiteur, dan kan je de zaak zelfs nog eerder overdragen. Wanneer de debiteur met een geloofwaardig verhaal komt en je wilt omwille van de commerciële relatie jouw klant iets meer tijd geven, vraag dan een formeel akkoord van je verzekeraar voor een uitstel van incasso-overdracht. Houd er rekening mee dat een incasso-overdracht een automatische dekkingsstop tot gevolg heeft. Nieuwe leveringen kunnen dus niet meer onder dekking van de polis plaatsvinden.
Tip
Stuur een laatste aanmaning voordat je een zaak ter incasso overdraagt. Stel de debiteur daarin in gebreke en houd hem aansprakelijk voor alle rente en kosten die bij de invordering van de openstaande posten zullen ontstaan. Je kunt hierbij aangeven dat je de zaak graag samen wilt oplossen, maar dat je verzekeraar je nu eenmaal verplicht om tijdig tot incasso over te gaan. Xolv kan je voorzien van voorbeeldbrieven in meerdere talen.
