Wat is debiteurenbeheer?
Voordat we dieper ingaan op de voordelen van debiteurenbeheer en de verschillende onderdelen hiervan, leggen we u in het kort uit wat debiteurenbeheer precies is. Kort gezegd is dit het proces van;
- het toekennen van krediet aan uw klanten;
- het vaststellen van betalingsvoorwaarden zodat zij hun rekeningen op tijd en volledig kunnen betalen;
- het incasseren van betalingen;
- controleren dat klanten (en werknemers) het kredietbeleid van uw bedrijf naleven.
De procedures zijn pas effectief wanner deze verankerd zijn in de organisatie en u deze risico’s continu identificeert.
Wat zijn de voordelen van debiteurenbeheer?
Een van de belangrijkste voordelen van debiteurenbeheer is de mogelijkheid om een duidelijk beeld te krijgen van de financiën van uw bedrijf.
Maar er is meer. U kunt;
- uw rekeningen en medewerkers op tijd betalen. Immers, een goede cashflow zorgt ervoor dat uw geldinstroom altijd hoger is dan uw uitgaande geldstroom.
- het aantal achterstallige betalingen verminderen door ze eerder te detecteren en oninbare vorderingenvoorkomen, waardoor de kans kleiner wordt dat een wanbetaling uw bedrijf nadelig beïnvloedt.
- uw beschikbare bedrijfsliquiditeit vergroten.
- sneller en completer incasso’s uitvoeren.
- de Days Sales Outstanding (DSO) van uw bedrijf verbeteren.
- kansen identificeren en het werkkapitaal van uw bedrijf vrijmaken voor cruciale bedrijfsinvesteringen die strategische groei kunnen ondersteunen.
- financiële budgetten voor de komende jaren opstellen door het plannen en analyseren van prestaties.
- potentiële kredietverstrekkers geruststellen die uw bedrijfsuitbreidingsplannen financieren.
Hoe creëert u een debiteurenbeheerstrategie?
In eerste instantie bekijkt u de huidige processen binnen uw onderneming;
- Wie is verantwoordelijk voor het kredietbeheer: een team, een individu, of een manager die misschien geen tijd heeft om de juiste kredietbeslissingen te nemen?
- Wat zijn de geldende regels met betrekking tot betalingsvoorwaarden of uw betalingsproces?
- Hoe ziet het aanmaningsproces eruit en wanneer geeft u een vordering uit handen?
U zult ervoor moeten zorgen dat het hele bedrijf vertrouwd raakt met de beste praktijken op het gebied van debiteurenbeheer waaronder; het optimaliseren van contractbeheer en het incasseren van debiteuren, het identificeren en analyseren van het risico dat nieuwe klanten in gebreke blijven bij betalingen en het opstellen van een proactief kredietrisicobeperkingsplan. U moet de acties definiëren die u nodig heeft in het beheer van kredietrekeningen van andere afdelingen en mensen verantwoordelijk maken.
Ten slotte moet uw debiteurenbeheerproces een gezond evenwicht zoeken tussen het vermijden van risico’s en het benutten van kansen. Wanneer u te voorzichtig bent, kan dit betekenen dat u een aantal verkoopkansen misloopt. Maar wanneer u te laks bent, kunt u tekenen van een risicovolle klant over het hoofd zien.
Wanneer is debiteurenbeheer optimaliseren aan te raden?
Regelmatig zien wij dat klanten structureel verbeteringen kunnen realiseren waardoor ze winstmaximalisatie gaan bereiken.
Voorbeelden van situaties waarin debiteurenbeheeradvies van pas komt zijn:
- U heeft geen (duidelijke) debiteurenbeheerprocessen of deze functioneren niet goed.
- Systemen werken niet goed of worden onvoldoende benut.
- Processen zijn niet goed op elkaar afgestemd.
- Aansturing op afdelingen ontbreekt.
- Competenties van (credit)managers ontbreken.
- De samenwerking met externe partners laat te wensen over.
- Verbetering van het financiële resultaat is gewenst.
- Beperking van debiteurenrisico’s is noodzakelijk.
- Beleid loopt niet in de pas met missie, visie en actuele bedrijfsmatige situatie.
- Door fusie of overname dient het totale debiteurenbeheer op elkaar worden afgestemd.
Stappenplan voor het optimaliseren van uw debiteurenbeheer
Ieder bedrijf is anders en heeft eigen behoeften en wensen. Ons advies stemmen wij daar uiteraard op af. In de basis ziet het debiteurenbeheer proces er bij ons als volgt uit:
- Stap 1: Grondige analyse van de huidige situatie op basis van door u verstrekte gegevens en het interviewen van medewerkers op key posities. Wij kijken naar álle aspecten van de Order to Cash Cycle.
- Stap 2: Credit Proces Review van uw afnemers, waarbij ieder bedrijf een rapportcijfers krijgt dat een voorspelling geeft over de kans op faillissement. Deze analyse geeft u een goed beeld over de kredietwaardigheid van uw klanten.
- Stap 3: Uitgebreid, gedetailleerd advies van de nieuwe structuur op basis van analyse en doelstellingen.
- Stap 4: Voorstel Plan van Aanpak.
- Stap 5: Bij akkoord op het voorstel Plan van Aanpak: uitwerken strategische plannen en implementatie.
- Stap 6: Bewaking van de voortgang.
Hulp van Xolv bij het optimaliseren van uw debiteurenbeheer
De specialisten van Xolv assisteren u bij het optimaliseren van uw procedures op het gebied van debiteurenbeheer. Al voor meerdere kleine en grote ondernemingen hebben wij deze processen geoptimaliseerd. Wij helpen ook bij het implementeren van deze processen en bij het trainen van uw medewerkers. Ook als u tijdelijke ondersteuning wenst, kunnen wij onze specialisten inzetten. Denk hierbij aan onderbezetting, het wegwerken van achterstanden, acute hulp bij ziekte of vakantie, etc.
Meer informatie
Wilt u uw debiteurenbeheer uitbesteden en weten hoe wij u kunnen helpen met het optimaliseren hiervan? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.
