De reden achter deze ontwikkeling is helder. Digitale facturatie verlaagt de administratieve kosten, vermindert papierverbruik, wat goed is voor het milieu, en voorkomt fouten en fraude bij btw-aangiftes. Deze digitale controle op transacties staat ook wel bekend als Continuous Transaction Control en maakt onderdeel uit van een bredere Europese aanpak onder de naam ViDA, oftewel VAT in the Digital Age.
Doel
ViDA is een Europese richtlijn die tot doel heeft om de btw-systemen binnen de EU te harmoniseren. Uiterlijk in 2030 moeten alle facturen die tussen EU-landen worden uitgewisseld volledig elektronisch zijn en direct gerapporteerd worden aan de belastingdiensten. Lidstaten hebben bovendien de vrijheid om deze verplichting al eerder in te voeren en ook van toepassing te verklaren op binnenlandse transacties.
Peppol-netwerk
Voor het veilig en gestandaardiseerd verzenden en ontvangen van elektronische facturen is er het Peppol-netwerk. Dit platform zorgt ervoor dat digitale facturen rechtstreeks tussen de administraties van verschillende bedrijven kunnen worden uitgewisseld. In Nederland is de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) verantwoordelijk voor het beheer van dit netwerk. Veel bedrijven kunnen via hun bestaande ERP- of boekhoudsoftware al direct op Peppol aansluiten. Bedrijven zonder zo’n pakket kunnen gebruikmaken van een Peppol-serviceprovider of een online factuurportaal. Na eenmalige aansluiting is het mogelijk om wereldwijd elektronische facturen te verzenden en te ontvangen met elke organisatie die ook is aangesloten.
Alle bedrijven moeten overstappen
De invoering van e-facturatie gebeurt stapsgewijs. Duitsland begon al in januari 2025 met een verplichting voor het ontvangen van e-facturen, gevolgd door een verplichting voor het versturen in 2027 voor grotere bedrijven en in 2028 voor alle bedrijven. België verplicht e-facturatie in 2026 en ook Frankrijk start in dat jaar met gefaseerde invoering. Voor Nederland wordt de verplichting voor verzenden én ontvangen verwacht in 2027 of 2028. Uiteindelijk moeten alle bedrijven in de EU volledig zijn overgestapt op elektronische facturatie.
Ver weg?
Hoewel 2027 of 2028 nog ver weg lijkt, is het verstandig om nú al te starten met de voorbereiding. Digitale facturatie heeft gevolgen voor werkprocessen en systemen en vergt enige aanpassing. Neem daarom tijdig contact op met de leverancier van uw financiële of ERP-software. Ook het inschakelen van een specialist die de koppeling met het Peppol-netwerk kan verzorgen is aan te raden. Zodra het systeem eenmaal draait, zal het niet alleen zorgen voor een efficiënter facturatieproces, maar ook bijdragen aan een snellere en correctere btw-afhandeling. Kortom: het loont om op tijd in te stappen. Wat vandaag misschien nog voelt als verre toekomst, is straks de norm.
