‘Met creditmanagementsoftware werk je efficiënter en bespaar je op kosten’

De tijd dat debiteurenbeheer er ‘een beetje bij werd gedaan’, ligt gelukkig grotendeels achter ons. Anno 2021 is creditmanagementsoftware voor kredietverzekerde bedrijven dé manier om op tijd betaald te worden. Waarom dat zo is? We spraken erover met Hans-Peter Vloemans, commercieel directeur van onze partner CreditDevice.

Bekend fenomeen

Creditmanagementsoftware is inmiddels een ingeburgerd fenomeen in de financiële wereld. ‘Ik denk dat het een jaar of twintig bestaat in Nederland. Vrijwel alle bedrijven en ondernemers zullen er wel van gehoord hebben, maar nog lang niet iedereen werkt ermee.’ Aan het woord is Hans-Peter Vloemans, commercieel directeur van CreditDevice, dat zelf software bouwt en totaaloplossingen biedt voor creditmanagement. Door daarmee te starten in 2008, speelde het in 2001 opgerichte bedrijf in op de ontwikkelingen op de financiële markt.

Spel

‘Vroeger werd debiteurenbeheer er vaak een beetje bijgedaan binnen een bedrijf. Er was weinig aandacht en weinig tooling voor. Mensen op de financiële administratie hielden een Excel-bestand bij en belden debiteuren soms na,’ weet Hans-Peter uit eigen ervaring. ‘Daarbij moet ik wel zeggen dat de betaalmoraal vroeger anders was. Tegenwoordig wordt door veel bedrijven het spel gespeeld om zoveel mogelijk werkkapitaal te hebben. Het gaat erom dat je DSO (Days Sales Outstanding, het aantal dagen dat de facturen gemiddeld openstaan, red.) zo laag mogelijk is. Het spel rondom werkkapitaaloptimalisatie bestaat uit twee twee kanten. Enerzijds het betalen van je crediteuren en anderzijds het betaald krijgen van je debiteuren. Je betaalt je crediteuren zo laat mogelijk en probeert je debiteuren zo snel mogelijk binnen te krijgen. Om je debiteuren op tijd te laten betalen is creditmanagementsoftware bijna onmisbaar.’

Next level debiteurenbeheer

Creditmanagement is next level debiteurenbeheer. Met creditmanagementsoftware wordt het betaalgedrag van klanten inzichtelijk gemaakt, waardoor bedrijven op voorhand keuzes kunnen maken, gerichte acties kunnen ondernemen en risico’s kunnen beperken. De laatste jaren kwam er ook veel ‘standaard’ software op het gebied van debiteurenbeheer op de markt, die kan worden gekoppeld aan het boekhoudpakket. ‘Die software volgt geautomatiseerd facturen op. Stuurt een reminder op dag 31, een betaallink op dag 45 en een incasso-opdracht op dag 60. Daar is niks mis mee, maar zeker voor kredietverzekerde bedrijven met honderden debiteuren is creditmanagementsoftware nuttiger. Hoe meer debiteuren, hoe nuttiger,’ aldus Hans-Peter.

Segmentatie

Dat komt onder meer doordat je met creditmanagementsoftware debiteuren kunt segmenteren. ‘Voor elk type debiteur heb je een andere aanpak nodig, als je het goed wilt doen. Een eenmanszaak waar je een paar honderd euro hebt uitstaan, benader je anders dan bijvoorbeeld Unilever waar tonnen uitstaan. Aan die eenmanszaak besteed je liever niet te veel tijd en energie; dat kost alleen maar geld. Unilever wil je het liefst elke week bellen, om te checken of de PO-nummers kloppen en verder alles duidelijk is. Als je op dag 30 erachter komt dat iets niet klopt, kun je opnieuw beginnen en zit je nog langer op je geld te wachten. Overheden en stichtingen spreek je weer op een andere manier aan. En ook tussen binnen- en buitenland zit een verschil. Italiaanse debiteuren hoef je echt geen reminder te sturen na 30 dagen; daar wordt gemiddeld pas na 100 dagen betaald.’

Extra werkkapitaal

Goed creditmanagement is volgens Hans-Peter goed voor de cashflow. Hij geeft een voorbeeld van een bedrijf met een jaaromzet van 40 miljoen euro. ‘Als dat bedrijf gemiddeld 60 dagen moet wachten op zijn geld, betekent dit dat ze een zesde van het jaar geld missen. Dat gaat dus om 6,5 miljoen euro die je als bedrijf voorfinanciert. Als je die 60 dagen kunt terugbrengen naar 40, creëer je 2 miljoen euro extra werkkapitaal. Geld dat je bij een bank niet makkelijk krijgt, of tegen een hoge rente. Anderzijds bespaar je als bedrijf op arbeid; het kan zomaar 30 tot 50 procent FTE schelen. Door software het repeterende werk te laten doen, kun je je mensen nuttiger inzetten.’

Kredietinformatie en kredietverzekering

Creditmanagementsoftware is bovendien uit te breiden met de module kredietinformatie en de module PolisManager. Hiermee kan snel de kredietwaardigheid van prospects en klanten worden gecheckt. Via de PolisManager kunnen bedrijven eenvoudig hun kredietverzekeringspolis beheren. Binnen deze tool komt alle relevante informatie van kredietverzekeringsmaatschappijen Atradius, Coface en Euler Hermes samen. ‘Dankzij de koppeling met je kredietverzekeraar en je eigen debiteurendata, weet je op elk moment hoe het ervoor staat met bijvoorbeeld je zelfbeoordeling. Ook zie je of je dekking hebt op basis van positieve betaalervaringen. Daardoor heb je als bedrijf altijd gegarandeerd actuele kredietlimieten,’ legt Hans-Peter uit. ‘Ook maken we inzichtelijk waar de gevaren zitten binnen je portefeuille. Als je bij klanten boven je limiet komt, word je gewaarschuwd. Ook hebben we een notificatiesysteem dat aangeeft wanneer je melding moet doen van je openstaande facturen of deze ter incasso moet aanbieden. Zo voorkom je dekkingsverlies.’

Relevante data

‘Zowel vanuit de PolisManager als de creditmanagementsoftware kun je relevante data naar stakeholders sturen,’ besluit Hans-Peter. ‘Zo krijgt de CFO het volledige overzicht, maar de businessunitmanager alleen zijn gegevens. Kortom: creditmanagementsoftware kan het werk van bedrijven echt op heel veel fronten makkelijker maken.’

Wij bedanken Hans-Peter Vloemans voor dit interessante interview. Heeft u vragen over (de ontwikkelingen binnen) creditmanagement(software)? We helpen u graag.

Meer weten? Neem contact op.

Gepubliceerd op 15/12/2020