Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat facturen tijdig betaald worden. Dit start bij het inrichten van de processen en eindigt met het ontvangen van de laatste betaling. Lopende facturen worden dus in kaart gebracht, gecontroleerd en waar nodig herinnert. Deze stappen worden herhaald totdat de betaling is voltooid.
Belangrijk is dat in elke stap de klantrelatie in acht wordt genomen. Een goede relatie is namelijk eerder geneigd om zich aan haar betalingsverplichting te houden. Om onverwachte verrassingen te voorkomen kunt u op voorhand een kredietinformatiecheck uitvoeren om te controleren of een potentiële klant wel kredietwaardig is.
Het debiteurenbeheer is te vangen in de volgende stappen:
Kredietwaardigheid checken
Checken of een potentiële klant kredietwaardig is. Op basis van deze informatie kan een gepaste betalingsafspraak gemaakt worden, of besloten worden een samenwerking te staken.
Factureren
Na het leveren van uw product of dienstverlening kan u factureren. Doe dit tijdig voor het behoud van een gezonde cashflow.
Monitoren
Nadat u gefactureerd heeft is van belang dat u periodiek controleert welke facturen betaald zijn. Dankzij deze periodieke controle kunt u tijdig signaleren wanneer een factuur te lang uitblijft.
Herinneren
Mocht een factuur onverhoopt toch niet betaald worden, dan is voor het behoud van een goede klantenrelatie belangrijk om een vriendelijke betalingsherinnering te versturen.
Inning
Heeft u na meerdere betalingsherinneringen en een finale waarschuwing nog geen betaling mogen ontvangen? Start dan een incassoprocedure om uw risico’s te beperken.
Rapportage
Om het overzicht te behouden en om te zien bij welke debiteuren er nog actie vereist wordt, is het aan te raden om de betalingstatussen en vorderingen bij te houden in een rapportage.
Klantcommunicatie
Overkoepelend, het is belangrijk om een open, duidelijke en vriendelijke communicatie te voeren richting de klant. Door een goed klantencontact kunt u non-betaling voorkomen, of betaling verspoedigen.
Een goede uitvoering is cruciaal voor cashflow en klantrelaties. Lees meer over waarom debiteurenbeheer zo belangrijk is.
Het zijn vaak de kleine stappen die leiden tot een groter resultaat. Binnen het debiteurenbeheer zijn dit zaken zoals het verzamelen van kredietinformatie, vooraf afgestemde betalingsvoorwaarden, het opzetten van een goede incassoprocedure en tijdig opvolging geven wanneer betaling uit lijkt te blijven.
Debiteurenbeheer gaat niet alleen over het innen van geld. Het is belangrijk om te onthouden dat een harde aanpak op uw debiteurenbeheer ook effect heeft op uw klantrelatie. Door begrip te tonen voor uw klanten bouwt u aan vertrouwen en loyaliteit, wat een sterke basis vormt voor verdere samenwerking.
Om dit geheel te ondersteunen kan het waardevol zijn om te investeren in debiteurenbeheer software. Deze software ondersteunt het debiteurenbeheer door herhalende handelingen te automatiseren en updates te sturen bij statuswijzigingen.
Een goed debiteurenbeheer kost tijd, vraagt om expertise en technologische middelen. Afhankelijk van de middelen die u beschikbaar heeft binnen uw bedrijf kan het waardevol zijn om uw debiteurenbeheer uit te besteden aan een professionele partij. Bijvoorbeeld in tijden van personeelstekort kan het uitbesteden van praktische oplossing een voordeel zijn. Lees hier hoe uitbesteden inspeelt op de krapte op de arbeidsmarkt.
Daarnaast krijgt u als toegevoegd voordeel ook de expertise en ervaring van een volledige organisatie achter u die verder kijkt dan slechts uw debiteurenbeheer. Een externe partij kan u namelijk verder helpen met het optimaliseren van uw cashflow en beschikbaar werkkapitaal. Dit proces noemen we ook wel credit management en helpt u met het verlagen van de financiële risico’s over de gehele breedte. Bent u benieuwd naar de voor- en nadelen van het uitbesteden van uw debiteurenbeheer lees dit artikel. Ook is er software beschikbaar die het creditmanagement vergemakkelijkt.
De optimalisatie van uw debiteurenbeheer valt of staat met een juiste aanpak, tools en de juiste mensen. Wilt u weten hoe u uw processen verder kunt verbeteren? Lees hier meer over het optimaliseren van debiteurenbeheer.
Zou Xolv uw debiteurenbeheer oppakken dan zijn dit de eerste zaken waar wij naar kijken:
Debiteuren zijn klanten die nog moeten betalen voor geleverde producten of diensten. Een debiteur ontstaat zodra u een factuur uitstuurt met uitgestelde betaling. Debiteurenbeheer is het proces waarmee u zorgt dat deze openstaande bedragen ook daadwerkelijk worden betaald. Het omvat stappen zoals facturatie, herinneringen, betalingsbewaking en (indien nodig) incassomaatregelen. Een goed ingericht debiteurenbeheerproces helpt om uw cashflow te verbeteren en risico op wanbetaling te beperken.
Debiteurenbeheer automatiseren betekent dat u software gebruikt om processen zoals herinneringen, betaalstatussen en rapportages efficiënter en foutloos te laten verlopen. Debiteuren uitbesteden houdt in dat u het volledige beheer, inclusief klantcontact en opvolging, overdraagt aan een externe partij. Beide oplossingen zorgen voor tijdswinst, maar uitbesteden biedt meer ontzorging, terwijl automatiseren juist controle behoudt binnen uw eigen organisatie.
Bij Xolv begrijpen we dat goed debiteurenbeheer lastig te balanceren is met goed relatiebeheer. Wij helpen u graag om de juiste balans te vinden voor uw organisatie. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij kunnen bijdragen aan uw succes.
Wij helpen u graag met het optimaliseren van uw debiteurenbeheer en het opbouwen van duurzame zakelijke relaties.
Meer weten?
Direct offerte aanvragen?
Direct overdragen intermediairschap?
Beknopte samenvatting product (PDF)?
Xolv BV is een onderdeel van de Ecclesia Group
